Neuvontapuhelin.png0600 199 33
Oikeudellisten asioiden neuvontapuhelin
(1 € + ppm/min)

Artikkelikirjastostamme löydät satoja asiantuntijoiden laatimia artikkeleja useista eri aihealueesta

Työaikakirjanpidosta

Julkaistu 2.8.2016

Työajanseuranta on työnantajan työaikalaissa säädetty velvollisuus. Työnantajan on kirjattava työntekijäkohtaisesti kaikki tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset. Laissa säädetystä velvollisuudestaan huolimatta työnantajat usein perustavat palkanmaksunsa ainoastaan työntekijän pitämään kirjanpitoon. Työnantajan olisi syytä jo pelkästään palkanmaksun oikeellisuuden varmistamiseksi huolehtia työaikakirjanpidosta tai ainakin työntekijän pitämän kirjanpidon oikeellisuuden tarkistamisesta myös itse. Samalla työnantaja pysyy parhaiten kärryillä työntekijän mahdollisesta ylityökertymästä ja sen pysymisestä lain sallimissa rajoissa.

Työajan kirjaamistavasta ei ole erikseen säädetty, joten seurannan toteutustapa jää työnantajan harkintaan. Työajanseuranta täyttää lain vaatimukset, kun jokaisen työntekijän tekemät työtunnit ja niistä maksetut korvaukset on kirjattu ylös, vaikkapa työntekijän itsensä tekemänä. Kirjanpitoon tulee merkitä erikseen säännöllinen työaika, lisä- ja ylityö, hätätyö sekä sunnuntaityö.          

Säännöllinen työaika on normaalisti 8 tuntia vuorokaudessa tai 40 tuntia viikossa. Säännöllisestä työajasta voidaan poiketa paikallisesti sopimalla tai työehtosopimuksin. Lisätyöllä tarkoitetaan työnantajan pyynnöstä sovitun työajan ylittävää, mutta säännöllisen työajan puitteissa tehtävää työtä. Ylityöksi katsotaan puolestaan työ, joka ylittää säännöllisen työajan. Hätätyöstä on kyse poikkeustilanteessa, joka on seurausta ennalta arvaamattomista tapahtumista, ja jossa työnteko on vahingon välttämisen tai minimoimisen vuoksi välttämätöntä.

Työnantajan on säilytettävä yksittäistä työntekijää koskeva työaikakirjanpito siihen asti, kunnes oikeus kanteen nostamiseen työaikalain perusteella maksettavista korvauksista on päättynyt. Jos kysymyksessä on jatkuva työsopimus, kanneaika on kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen on syntynyt. Päättyneiden työsuhteiden osalta kanneaika on kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä.

Työntekijällä tai hänen valtuuttamallaan henkilöllä on oikeus saada pyynnöstä kirjallinen selvitys häntä koskevista työaikakirjanpitoon tehdyistä merkinnöistä. Lisäksi työsuojeluviranomaisella ja työpaikan luottamusmiehellä tai luottamusvaltuutetulla on sama oikeus. Kirjanpito tulisikin laatia riittävän selkeällä tavalla, jotta ulkopuolinenkin henkilö saa niistä helposti selkoa.

Usein tehdyistä tunneista ja niiden perusteella maksamatta jääneistä tai liikaa maksetuista korvauksista kiistellään työsuhteen päättymisen jälkeen. Ei ole lainkaan tavatonta, että työsuhteen päätyttyä työntekijä kyseenalaistaa palkanmaksun paikkansapitävyyden ja vaatii korvauksia maksamatta jääneestä työajasta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että työnantaja kärsii vahingon tilanteessa, jossa se on laiminlyönyt työajanseurannan. Tällainen tilanne voi tulla kysymykseen esimerkiksi silloin, kun työntekijä vaatii työnantajalta ylityökorvauksia tunneista, jotka hän oman kirjanpitonsa mukaan on tehnyt. Jos työnantajalla ei ole esittää vastanäyttöä, toisin sanoen minkäänlaista työaikakirjanpitoa, kallistuu vaakakuppi todennäköisemmin työntekijän puolelle.

Sama pätee tilanteessa, jossa työnantaja katsookin maksaneensa liikaa palkkaa työntekijälleen. Ilman kirjanpitoa työantajan on hyvin vaikea todistaa, ettei työntekijä ole todellisuudessa tehnyt töitä työajaksi merkitsemänään aikana, etenkin, jos palkanmaksu on tapahtunut työntekijän oman kirjanpidon perusteella eikä työnantaja ole työntekijän kirjauksiin millään tavalla aikaisemmin puuttunut.

Kun työajanseurannasta ja työstä maksetuista korvauksista huolehditaan asianmukaisesti, ei epäselvyyksiä pääse syntymään.